Decyzja o rozstaniu z pracownikiem zwykle pojawia się wtedy, gdy zawiodły wcześniejsze rozmowy, wyniki pracy albo zaufanie. Żeby zrobić to zgodnie z prawem i bez niepotrzebnego konfliktu, trzeba dobrać właściwy tryb, przygotować dokumenty, sprawdzić ochronę pracownika i przeprowadzić rozmowę z szacunkiem. Poniżej wyjaśniam, jak wygląda zwolnienie krok po kroku, jakie obowiązują terminy i gdzie pracodawcy najczęściej popełniają kosztowne błędy.
Najważniejsze zasady zwalniania pracownika w jednym miejscu
- Wybierz właściwy tryb rozwiązania umowy: porozumienie, wypowiedzenie albo rozwiązanie bez wypowiedzenia.
- Uzasadnij decyzję, jeśli wymaga tego rodzaj umowy, i oprzyj ją na konkretnych, możliwych do udowodnienia faktach.
- Sprawdź okres wypowiedzenia: wynosi od 2 tygodni do 3 miesięcy przy umowie terminowej lub bezterminowej.
- Zweryfikuj ochronę związaną między innymi z chorobą, urlopem, ciążą, rodzicielstwem i wiekiem przedemerytalnym.
- Przekaż pismo na piśmie i poinformuj pracownika o prawie odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni.
Jak zwolnić pracownika zgodnie z prawem
Najpierw trzeba ustalić, jaki rodzaj umowy łączy strony i z jakiego powodu ma się zakończyć zatrudnienie. Inne zasady dotyczą umowy na okres próbny, inne umowy na czas określony lub nieokreślony, a jeszcze inne kontraktu cywilnoprawnego. Przy umowie zleceniu nie stosuje się automatycznie przepisów Kodeksu pracy, dlatego nie można bezrefleksyjnie kopiować procedury właściwej dla etatu.
Umowę o pracę można zakończyć na cztery podstawowe sposoby:
- za porozumieniem stron, czyli w terminie i na warunkach uzgodnionych przez pracodawcę i pracownika,
- za wypowiedzeniem, z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia,
- bez wypowiedzenia, gdy występują szczególne przesłanki określone w Kodeksie pracy,
- z upływem czasu, na który zawarto umowę.
Moim zdaniem najbezpieczniejszy jest zwykle spokojnie przeprowadzony proces wypowiedzenia, a nie próba przyspieszenia wszystkiego za pomocą zwolnienia dyscyplinarnego. Tryb natychmiastowy jest przeznaczony dla poważnych naruszeń, a nie dla sytuacji, w której pracownik po prostu przestał spełniać oczekiwania.
Okres wypowiedzenia zależy od stażu
Przy umowie na czas określony i nieokreślony długość wypowiedzenia zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. W określonych sytuacjach do stażu wlicza się także wcześniejsze zatrudnienie, dlatego przed wpisaniem daty rozwiązania umowy trzeba sprawdzić historię zatrudnienia.
| Staż u pracodawcy | Okres wypowiedzenia |
|---|---|
| mniej niż 6 miesięcy | 2 tygodnie |
| co najmniej 6 miesięcy, ale mniej niż 3 lata | 1 miesiąc |
| co najmniej 3 lata | 3 miesiące |
Wypowiedzenie obejmujące tydzień lub jego wielokrotność kończy się w sobotę. Okres liczony w miesiącach kończy się z ostatnim dniem miesiąca. Przy umowie próbnej okres wypowiedzenia może wynosić 3 dni robocze, tydzień albo 2 tygodnie, zależnie od długości okresu próbnego.
Zanim wręczysz wypowiedzenie, sprawdź cztery rzeczy
Najwięcej problemów nie wynika z samej decyzji o zwolnieniu, lecz z niedopracowania szczegółów. Zanim przygotuję pismo, sprawdziłbym cztery elementy: przyczynę, ochronę pracownika, dokumentację i właściwy termin. Brak jednego z nich może sprawić, że pozornie uzasadnione wypowiedzenie zostanie zakwestionowane.
Przyczyna powinna być konkretna i prawdziwa
Przy wypowiedzeniu umowy na czas określony lub nieokreślony pracodawca powinien wskazać przyczynę. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że pracownik „nie spełnia oczekiwań”. Lepsze będzie opisanie konkretnych zdarzeń, na przykład niewykonania określonych zadań mimo wcześniejszych rozmów, powtarzających się błędów lub likwidacji stanowiska.
Przyczyna powinna być rzeczywista, zrozumiała i możliwa do udowodnienia. Jeżeli pracodawca powołuje się na słabe wyniki, powinien dysponować ocenami, celami, korespondencją, protokołami albo innymi dokumentami pokazującymi, że pracownik znał oczekiwania i miał możliwość poprawy.
Sprawdź, czy pracownik nie podlega ochronie
Pracodawca co do zasady nie powinien wypowiadać umowy w czasie urlopu ani innej usprawiedliwionej nieobecności, jeśli nie upłynął jeszcze okres pozwalający na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Odrębne zasady dotyczą między innymi ciąży, urlopów rodzicielskich, ochrony przedemerytalnej i działalności związkowej.
Ta ochrona nie zawsze jest absolutna. Wyjątkiem może być na przykład upadłość lub likwidacja pracodawcy albo sytuacja uzasadniająca rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Każdy przypadek trzeba jednak oceniać osobno, bo znaczenie ma rodzaj umowy, moment złożenia dokumentów i dokładna podstawa prawna.
Skonsultuj wypowiedzenie ze związkiem zawodowym
Jeżeli pracownik jest reprezentowany przez zakładową organizację związkową, pracodawca może mieć obowiązek przeprowadzenia konsultacji przed wypowiedzeniem umowy. Konsultacja nie oznacza automatycznie, że związek musi wyrazić zgodę na decyzję, ale pominięcie tego etapu może narazić pracodawcę na spór sądowy.
Państwowa Inspekcja Pracy zwraca uwagę, że w piśmie rozwiązującym umowę trzeba zachować wymogi formalne, a przyczyna powinna być wskazana wtedy, gdy wymagają tego przepisy dla danego rodzaju umowy. Przy trudniejszej sprawie konsultacja z prawnikiem prawa pracy lub specjalistą HR jest zwykle tańsza niż późniejsze odszkodowanie i koszty procesu.
Wypowiedzenie, porozumienie czy zwolnienie dyscyplinarne
Te trzy rozwiązania często są wrzucane do jednego worka, choć mają zupełnie inne skutki. Dobór trybu powinien wynikać z faktów, a nie z chęci „ukarania” pracownika. Poniższe zestawienie pomaga szybko ocenić, które rozwiązanie pasuje do sytuacji.
| Tryb | Kiedy ma sens | Najważniejsza cecha |
|---|---|---|
| Porozumienie stron | Gdy obie strony chcą zakończyć zatrudnienie w uzgodnionym terminie | Nie wymaga okresu wypowiedzenia, ale wymaga zgody pracownika |
| Wypowiedzenie | Gdy przyczyna jest organizacyjna, ekonomiczna albo związana z pracą pracownika | Umowa trwa do końca okresu wypowiedzenia |
| Rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika | Przy ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków lub innych ustawowych przesłankach | Stosunek pracy może zakończyć się natychmiast |
Porozumienie stron
Porozumienie jest dobrym rozwiązaniem, gdy pracownik zna decyzję i chce szybko zamknąć zatrudnienie. Można w nim ustalić konkretną datę odejścia, zasady przekazania obowiązków, wykorzystania urlopu albo wypłaty dodatkowego świadczenia.
Nie należy jednak przedstawiać porozumienia jako obowiązku. Pracownik może odmówić podpisania, a wtedy pracodawca musi skorzystać z innego trybu. Warto też jasno wyjaśnić, że porozumienie może mieć znaczenie dla prawa do zasiłku dla bezrobotnych, dlatego pracownik powinien znać jego konsekwencje.
Wypowiedzenie umowy
Wypowiedzenie jest najczęstszym trybem zakończenia współpracy. Przyczyna może dotyczyć pracownika, na przykład niewystarczających wyników, ale może też wynikać z sytuacji firmy, takiej jak likwidacja stanowiska lub reorganizacja zespołu.
Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, zachowując prawo do wynagrodzenia. To praktyczne rozwiązanie, gdy dalsza obecność w firmie mogłaby utrudnić przekazanie obowiązków albo pogorszyć atmosferę, ale trzeba dobrze zabezpieczyć dostęp do danych, sprzętu i systemów.
Zwolnienie dyscyplinarne
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika wymaga szczególnej ostrożności. Może być uzasadnione między innymi ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnieniem przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnienie albo zawinioną utratą uprawnień koniecznych do wykonywania pracy.
Pracodawca nie może zwlekać bez końca. Oświadczenie powinno zostać złożone w ciągu 1 miesiąca od uzyskania wiadomości o okoliczności uzasadniającej takie rozwiązanie. Sama irytacja, konflikt osobisty albo pojedynczy drobny błąd zwykle nie wystarczą do zastosowania tego trybu.
Jak przeprowadzić rozmowę i przekazać dokument
Sposób przekazania decyzji ma znaczenie dla obu stron. Najlepiej zaplanować rozmowę w spokojnym, prywatnym miejscu i przeznaczyć na nią wystarczająco dużo czasu. Nie wręczałbym wypowiedzenia przy całym zespole ani chwilę przed końcem dnia, jeśli pracownik potrzebuje informacji o dalszych krokach.
Praktyczny przebieg spotkania
- Przejdź szybko do sedna i poinformuj o decyzji bez budowania fałszywej nadziei.
- Przedstaw krótką, spójną przyczynę, która odpowiada treści dokumentu.
- Przekaż wypowiedzenie albo propozycję porozumienia w formie pisemnej.
- Wyjaśnij okres wypowiedzenia, datę zakończenia umowy, urlop i przekazanie obowiązków.
- Pozwól pracownikowi zadać pytania, ale nie wdawaj się w improwizowaną dyskusję o każdym dawnym konflikcie.
W piśmie powinny znaleźć się między innymi dane stron, rodzaj i data rozwiązania umowy, przyczyna, jeśli jest wymagana, oraz pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy. Pracownik ma co do zasady 21 dni na wniesienie odwołania od wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.
Nie warto wpisywać do dokumentu większej liczby zarzutów „na wszelki wypadek”. Każdy dodatkowy punkt może stać się przedmiotem sporu. Z mojego punktu widzenia lepsze jest jedno dobrze udokumentowane uzasadnienie niż długa lista ogólnych oskarżeń.
Przeczytaj również: Zasiłek po wypadku przy pracy: 100% pensji od ZUS?
Co trzeba rozliczyć po decyzji
Po zakończeniu zatrudnienia trzeba rozliczyć wynagrodzenie, urlop, sprzęt, dostęp do systemów i dokumenty firmowe. Pracownik powinien otrzymać świadectwo pracy oraz informacje potrzebne do dalszego ubezpieczenia i poszukiwania zatrudnienia.
Jeżeli pracownik zostaje zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, należy ustalić, czy ma być dostępny pod telefonem, kiedy oddaje sprzęt i jak wygląda przekazanie projektów. Brak takiego planu często powoduje chaos, nawet gdy samo wypowiedzenie było przygotowane poprawnie.
Ochrona pracownika i najczęstsze błędy pracodawców
Legalność zwolnienia zależy nie tylko od tego, co wydarzyło się w pracy. Liczy się również moment wręczenia pisma i sytuacja osobista pracownika. Przed podjęciem decyzji sprawdziłbym przede wszystkim, czy pracownik nie przebywa na urlopie, zwolnieniu lekarskim albo w okresie szczególnej ochrony.
Do najczęstszych błędów należą:
- wręczenie wypowiedzenia podczas choroby lub urlopu bez sprawdzenia wyjątków,
- podanie niekonkretnej przyczyny, na przykład „utrata zaufania” bez opisu faktów,
- brak dokumentacji wcześniejszych rozmów i ocen pracy,
- pominięcie konsultacji ze związkiem zawodowym,
- stosowanie zwolnienia dyscyplinarnego przy zwykłym problemie z wynikami,
- wywieranie presji na podpisanie porozumienia stron,
- wręczenie dokumentu bez pouczenia o prawie odwołania, gdy jest ono wymagane.
Trzeba też uważać na kryteria, które mogą prowadzić do zarzutu dyskryminacji. Powodem zwolnienia nie może być między innymi płeć, wiek, niepełnosprawność, religia, narodowość, orientacja seksualna, przynależność związkowa czy korzystanie z uprawnień rodzicielskich.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, że ochrona przed wypowiedzeniem ma swoje granice i może nie obejmować sytuacji uzasadniających rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Nie oznacza to jednak, że można pominąć procedurę. Właśnie w takich przypadkach szczególnie ważne są dowody, terminy i prawidłowe doręczenie pisma.
Kiedy zwolnienie dotyczy większej liczby osób
Jeśli przyczyna leży po stronie firmy, a zwolnienia obejmują większą grupę pracowników, może pojawić się obowiązek zastosowania przepisów o zwolnieniach grupowych. Dotyczy to pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, gdy w ciągu 30 dni zwolnienie obejmuje ustawowo określoną liczbę osób.
Progi zależą od wielkości zakładu. Przy zatrudnieniu poniżej 100 osób chodzi co najmniej o 10 pracowników, przy zatrudnieniu od 100 do 299 osób o co najmniej 10 procent załogi, a przy zatrudnieniu 300 lub większym o co najmniej 30 osób. W takich przypadkach dochodzą konsultacje, zawiadomienia i możliwe odprawy.
Nie należy dzielić zwolnień na mniejsze partie tylko po to, aby ominąć te przepisy. Takie działanie może zostać ocenione jako sztuczne obejście prawa. Przy reorganizacji warto najpierw przygotować plan kryteriów doboru pracowników, harmonogram i komunikację dla całego zespołu.
Co zrobić, żeby zakończenie zatrudnienia nie przerodziło się w spór
Najrozsądniejszy schemat wygląda następująco: ustal fakty, sprawdź rodzaj umowy, oceń ochronę pracownika, wybierz tryb, przygotuj dokument, skonsultuj go i dopiero wtedy przeprowadź rozmowę. Taka kolejność ogranicza ryzyko, że emocjonalna decyzja zamieni się w kosztowny błąd formalny.
Jeżeli problem dotyczy wyników pracy, daj pracownikowi jasne cele i rozsądny czas na poprawę, chyba że naruszenie jest na tyle poważne, że dalsze zatrudnienie nie ma sensu. Jeżeli powodem jest reorganizacja, dokumentuj kryteria wyboru i stosuj je konsekwentnie wobec całego zespołu.
Dobre rozstanie nie oznacza, że decyzja ma być przyjemna. Oznacza, że jest jasna, udokumentowana i przeprowadzona z szacunkiem. Pracodawca chroni wtedy firmę przed sporem, a pracownik dostaje przejrzystą informację o swojej sytuacji i może szybciej zaplanować kolejny krok zawodowy.
